مدیریت قراردادها و کنترل عملکرد پیمانکاران

با توجه به افزايش روزافزون رويكرد شركت ها و سازمان ها در برون سپاري نيازهاي كالا و خدمات خود در دهه هاي اخير، مديريت كردن قراردادهاي منعقد شده به يكي از مهم ترين، محوري ترين و حساس ترين چالش هاي اين گونه سازمان ها بدل شده است.
سيستم مديريت قراردادهاي رايورز، به سازمان شما - چه در وجه كارفرما باشيد و چه در وجه پيمانكار – كمك بسيار مؤثري در اجراي مفاد قراردادهاي منعقد شده و به جريان انداختن فرآيند اجراي آن در كل واحدهاي مرتبط سازمان مي كند.
اين سيستم، فرآيند اجراي قرارداد را در كليه واحدهاي مرتبط مانند تأمين و تداركات (خريد، مناقصه، مزايده)، حسابداري امور قراردادها (شامل حسابداري، خزانه داري، اعتبارات)، مهندسي (برنامه ريزي و برآورد)، فروش و انبار، به صورت كاملاً يكپارچه و مكانيزه به چرخه مي اندازد به طوري كه در نهايت بتواند قيمت تمام شده كالا و خدمات مربوطه را به مديريت و سهامداران منعكس نمايد.
ویژگی های سیستم
  • ايجاد بانك اطلاعاتي جامع قرارداد
    • مفاد قرارداد
    • پيمانكاران و تعيين امتياز
    • برنامه ريزي اجراي قرارداد (تضمين ها، پرداخت پيش پرداخت، تاريخ هاي تحويل)
    • عملكردها و صورت وضعيت ها
    • الحاقيه ها و متمم هاي قرارداد
    • ثبت مستندات چندرسانه اي (نقشه ها، اسناد، ...) با انواع فرمت ها
    • تهيه گزارش هاي متنوع مربوطه
    • دريافت اطلاعات به صورت مكانيزه از طريق فايل متني
    • دريافت اطلاعات صورت وضعيت به صورت مستقيم توسط پيمانكاران از طريق واسط وب
  • مديريت امور حسابداري قراردادها
    • تأمين اعتبار و كنترل اجراي قرارداد از منظر اعتبارات
    • محاسبه كسور (استهلاك پيش پرداخت، كسور قانوني، كسور موردي، ...)
    • ثبت مالي عمليات اجراي قرارداد (صدور مكانيزه اسناد مالي با قوانين دلخواه)
    • صدور دستور دريافت/پرداخت وجوه به خزانه داري
    • قيمت گذاري اسناد انبار
    • فراهم آوردن اطلاعات لازم براي حصول به قيمت تمام شده كالا/خدمات تا سطح پروژه/فعاليت
    • پشتيباني از قراردادهاي ارزي
  • اجرا و تكميل چرخه تأمين
    • ادامه فرآيند شروع شده در ماژول هاي تداركات، خريد و مناقصات/مزايدات و هماهنگي با ماژول انبار
  • پوشش انواع قراردادهاي خريد/فروش كالا/خدمات
  • مديريت قراردادهاي واسطه اي
  • ثبت و نگهداري انواع مستندات چندرسانه اي مرتبط با قرارداد از تمامي فرمت هاي رايج
  • پشتيباني از نظام فهرست بها براي قراردادهاي عمراني
    • محاسبه خودكار تعديل با توجه به زمان انجام كار
    • احتساب ضرایب و محاسبه كسور به صورت شناور و با توجه به نوع كار انجام شده
  • ثبت جزئيات مفاد قرارداد شامل
    • اطلاعات سرفصل قرارداد (موضوع، شماره، تاريخ، پيمانكار، ناظر/مشاور، مدت و ...)
    • جزئيات اقلام (فعاليت هاي) قرارداد – برمبناي كالا/خدمت مورد نياز
    • ثبت و مديريت پروژه هاي مرتبط با قرارداد
    • تأمين اعتبار مورد نياز قرارداد (در سطح پروژه هاي تعريف شده)
    • اطلاعات كسور قانوني قرارداد (بيمه، ماليات، سپرده حسن انجام كار و ...)
    • تعريف قوانين محاسبه جريمه (ديركرد، انصراف)
    • ثبت آناليز نرخ، آناليز مواد اوليه، اطلاعات ماشين آلات، تجهيزات و قالب هاي اماني مرتبط با هر قلم قرارداد
    • ثبت ضمایم و مستندات قرارداد از طريق امكانات چندرسانه اي (multimedia)
  • مجهز به بانك اطلاعاتي پيمانكاران با امكان مديريت و طبقه بندي پيمانكاران و سلب امكان ثبت قرارداد با پيمانكاران فاقد حد نصاب امتياز
  • پوشش قراردادهاي خريد و فروش و مديريت مدل هاي ارتباط آنها (مدل واسطه اي يا واگذاري به پيمانكار دست دوم)
  • پشتيباني عملياتي از تمامي انواع قراردادها در سه طبقه "كمي (تعدادي-مقداري)"، "مرحله اي (پروژه اي-پيشرفت كار)" و "صورت حسابي"
  • تعديل مفاد قرارداد از طريق ثبت الحاقيه در سطوح سرفصل و ريز فعاليت هاي قرارداد
  • ثبت برنامه كاري (مراحل اجرايي) قرارداد با ذكر تعهدات كارفرما و پيمانكار در مقاطع مختلف قرارداد با امكان زمان بندي و تعريف پيش نيازهاي مرحله اي
  • ثبت صورت وضعيت ها به صورت هاي:
    • كميت
    • درصد پيشرفت
    • مبلغ صورتحساب
    • عملكرد منفي (تعديل عملكردهاي گذشته)
    • انصراف (عدم انجام تعهدات)
  • دريافت مكانيزه صورت وضعيتاز طريق:
    • اسناد خريد كالا و برگشت از خريد سيستم انبار رايورز
    • فايل متني
    • ورود اطلاعات مستقيم توسط پيمانكاران به صورت تحت web
  • صدور مكانيزه صورت حساب بر اساس صورت وضعيت(هاي) جديد و مقايسه آن با مفاد و مراحل و قوانين قرارداد شامل ثبت:
    • ناخالص ها
    • كسورهاي قانوني
    • استهلاك پيش پرداخت ها
    • جريمه ديركرد
    • جريمه انصراف
    • اعمال كسور موردي به دلخواه با ذكر شرح، شماره نامه، ...
    • تسويه علي الحساب
    • بدهي قبلي
    • محاسبه خالص قابل پرداخت
  • امكان تنظيم سطح اعمال كسور قانوني در سطوح سرفصل يا اقلام قرارداد و يا به صورت شناور با توجه به نوع كار انجام شده و نيز به تفكيك هر قرارداد
  • امكان تعيين ضريب شيب كسر استهلاك پيش پرداخت
  • امكان تبديل به حال شدن پيش پرداخت هاي پرداخت شده به صورت موردي (استهلاك زودرس پيش پرداخت)
  • تعريف قوانين صدور سند مالي (شابلون) به تفكيك هر فعاليت هر قرارداد
  • ايجاد و صدور مكانيزه سند مالي تعهدي صورت حساب بر اساس شابلون تعريف شده به سيستم حسابداري مالي
  • صدور مكانيزه سند مالي سود مؤسسه واسطه براي ارائه به كارفرماي اصلي
  • تسهيلات براي دريافت هزينه هاي جانبي قرارداد (كسوري كه از منشأ ديگر سيستم هاي سازماني در سيستم حسابداري مالي ثبت شده اند) با تعريف قوانين دريافت در شابلون هاي مربوطه
  • تسهيلات براي دريافت مراحل و عملكردهاي انجام شده قبلي از سيستم حسابداري مالي براي تكميل اطلاعات قراردادهايي كه از ابتداي راه اندازي سيستم ثبت نشده اند
  • ارسال دستور دريافت و پرداخت قرارداد به سيستم مدیریت منابع و وجوه نقد رايورز
  • توقف اجراي قرارداد با توجه به عدم انجام عملي دريافت/پرداخت ارسالي به سيستم مدیریت منابع و وجوه نقد
  • دريافت اسناد انبار مرتبط با قرارداد به عنوان عملكرد قرارداد و قيمت دار كردن آنها بر اساس مفاد قرارداد
  • تأمين اعتبار و اجراي قرارداد با كنترل سيستم اعتبارات به صورت متمركز
  • صدور مكانيزه اسناد مالي و وجوه نقد بر اساس پروتكل سيستم اعتبارات
  • تسويه موردي كسور قابل برگشت (مانند سپرده حق بيمه يا سپرده حسن انجام كار)
  • صدور مكانيزه صورت حساب نهايي و تسويه قرارداد بر اساس صورت وضعيت قطعي
  • انتقال بدهكاري قرارداد به قرارداد ديگر – با انجام ثبت هاي لازم در اسناد حسابداري
  • مشخص بودن وضعيت كاري قرارداد در هر لحظه توسط اقلام اطلاعاتي مانند مانده عملكرد، مانده پيش پرداخت، مانده علي الحساب، آخرين نرخ قلم قرارداد، مراحل انجام شده، درصد پيشرفت هر مرحله، ميزان پرداخت و دريافت هاي انجام شده، برنامه كاري آينده و ...
  • برگردان كليه اعمال انجام شده بر قرارداد- از انتها به ترتيب معكوس (پيمايش معكوس)
  • امكان تأييد و اعتبار دهي به اطلاعات توسط مقام مسئول و سلب امكان تغيير اطلاعات تأييد شده
  • تعيين سطح دسترسي كاربران به عملكردهاي سيستم
  • دسته بندي قراردادها در سرفصل هاي مختلف و قابل تعريف توسط سازمان
  • امكان فسخ، غير فعال يا فعال كردن قلم قرارداد/قرارداد در هر زمان لازم
  • امكان تعريف مركز پروژه براي هزينه يابي مراحل، عملكردها و صورت وضعيت ها
  • تسهيلات براي ايجاد خودكار برنامه كاري (مراحل اجرايي) قراردادها از طريق تعريف الگوهاي برنامه ريزي
  • امكان تهيه گزارش هاي جامع و متنوع از كليه اطلاعات سيستم توسط ابزار گزارش ساز پويا در قالب گزارش هاي استاندارد ثابت و گزارش هاي قابل ساخت توسط كاربر
  • اعمال الزامات حسابداري قراردادها براي حصول به قيمت تمام شده كالا/خدمات در سطح قرارداد/پروژه
  • پشتيباني از قراردادهاي ارزي
  • پشتيباني فهرست بها
    • نگهداري اطلاعات دوره هاي مختلف
    • امكان ساخت اطلاعات دوره هاي جديد بر پايه اطلاعات قبلي و نيز امكان دريافت متني از فايل
    • محاسبه تعديلات با توجه به نوع كار
    • اعمال ضرايب با توجه به نوع كار
  • به جريان اندازنده فرآيند اصلي سازمان هاي تأمين كننده به صورت كاملاً مكانيزه در حوزه هاي مختلف سازمان
  • ارائه قيمت تمام شده كالا/خدمات در تعامل با سيستم هاي مرتبط
  • پشتيباني دو مدل خريد و فروش و واسطه اي
  • كاملاً هماهنگ و در تعامل با ماژول هاي حوزه مالي
  • پشتيباني از فهرست بها
  • پشتيباني از قراردادهاي ارزي
  • پشتيباني از نظام ذي حسابي سازمان ها و نهادهاي دولتي
گزارشات کاربردی
  • قراردادها به تفکیک پیمانکار، شماره قرارداد، مبلغ و عنوان پروژه
  • صورتحساب های پرداخت شده به تفکیک پیمانکار، پروژه و قرارداد
  • قراردادهای متنوع هر پیمانکار
  • صورت وضعیت های تأیید شده/نشده به تفکیک پیمانکار، پروژه و قرارداد
  • هزینه های پرداخت شده پروژه ها
  • کلیه کسورات اعم از قانونی (بیمه، مالیات، حسن انجام کار) و استهلاک پیش پرداخت ها و علی الحساب ها به تفکیک قرارداد، پیمانکار و پروژه
  • اسناد تضمین هر قرارداد
  • تاریخ انقضاء اسناد تضامین قراردادها به تفکیک قرارداد، پیمانکار و پروژه
  • مانده کمیت/مبلغ هر قرارداد
  • اقلام فهرست بها
  • کسورات هر صورت وضعیت به تفکیک قرارداد، پیمانکار و پروژه
  • مبالغ تامین اعتبار، مانده اعتبار سیستم اعتبارات به تفکیک قرارداد، پروژه و پیمانکار
  • مانده پیش پرداخت قابل تسویه به تفکیک هر قرارداد
  • اقلام قرارداد به تفکیک شماره قرارداد، پیمانکار و پروژه
  • تضامین دریافت شده و پیش پرداخت های پرداخت شده به تفکیک اقلام هر قرارداد
  • جمع مبالغ پرداخت شده به تفکیک بابت های قرارداد اعم از کارکرد، تعدیل، نظارت عالیه و... به تفکیک هر قرارداد یا پیمانکار
  • و ...
ارتباط با سایر سیستم ها
  • حسابداري مالي و کنترل بودجه: صدور/عودت خودكار سند مالي تعهدي بر اساس صورت وضعيت صادر شده
  • مدیریت وجوه نقد (خزانه داری): ارسال اطلاعات ريالي مراحل انجام شده قرارداد و تبديل مكانيزه آنها به اسناد دريافت يا پرداخت؛ امكان رؤيت وضعيت جاري اسناد دريافت/پرداخت مربوطه از طريق قراردادها به صورت بهنگام
  • اعتبارات: ارسال درخواست تعهد بر مبناي پروژه هاي قرارداد؛ صدور صورت وضعيت ها و كليه عمليات دريافت پرداخت بر اساس بودجه اختصاص داده شده
  • خريد داخلي (تدارکات): دريافت اطلاعات سفارشاتي كه منجر به قرارداد شده است.
  • انبار (کنترل موجودی و حسابداری انبار): دريافت اطلاعات اسناد خريد، برگشت از خريد، حواله، برگشت به انبار به عنوان عملكرد قرارداد؛ قيمت دار كردن اسناد دريافتي از انبار با توجه به نرخ هاي تعريف شده در قرارداد
چرخه کاری و گردش عملیات
چرخه کاری و گردش عملیاتچرخه كاري اجراي فرآيند يك قرارداد خريد*، به شرح زير است؛
  • ثبت اطلاعات مفاد قرارداد (سرفصل، فعاليت ها، كسور قانوني)
  • تعريف برنامه كاري (مراحل اجرايي) قرارداد
  • اجراي مراحل دريافت/پرداخت (دريافت تضمين ها يا پرداخت پيش پرداخت/علي الحساب پيش بيني شده) و ارسال دستور دريافت/پرداخت مربوطه به سيستم مدیریت وجوه نقد
  • دريافت و ثبت صورت وضعيت پيمانكار و تأييد آن توسط مراجع سازمان (ناظر، مشاور، كارفرما)
  • صدور مكانيزه صورت حساب بر مبناي صورت وضعيت تأييد شده وفق مفاد و مراحل قرارداد و كسور مترتب
  • ارسال سند مالي و سند نقدينگي صورت حساب صادر شده به سيستم هاي حسابداري مالي و مدیریت وجوه نقد
  • اعمال تعديل هاي احتمالي در مفاد قرارداد از طريق ثبت الحاقيه ها
  • انجام فعاليت هاي تسويه حساب مقطعي و قطعي و بستن قرارداد
  • انعطاف پذيري بسيار بالا در اجراي انواع قراردادها و ارتباط با ماژول هاي يكپارچه ديگر سيستم هاي رايورز

بديهي است براي يك قرارداد فروش جاي پرداخت و دريافت معاوضه خواهد شد.