تحول حوزه‌ی اداری و منابع انسانی از طریق به‌کارگیری سیستم‌های ERP رایورز

نیروی انسانی، مهم‌ترین سرمایه هر سازمان است؛ سرمایه‌ای که اگر به‌درستی مدیریت شود، می‌تواند موتور محرک توسعه، نوآوری و بهره‌وری باشد. در مقابل، مدیریت سنتی منابع انسانی —با حجم بالای فرآیندهای اداری، گردش مکاتبات، فرآیند جذب و استخدام، صدور احکام، کنترل حضور و غیاب، ارزیابی عملکرد، رسیدگی به امور رفاهی و نظائر آن‌ها— نه‌تنها زمان‌بر و پرهزینه است، بلکه احتمال خطا، دوباره‌کاری و نارضایتی کارکنان را افزایش می‌دهد.
در چنین شرایطی، سیستم اداری و منابع انسانی ERP رایورز با ارائه­‌ی یک بستر یکپارچه، هوشمند و مبتنی بر داده، نقش اساسی در تحول حوزه‌ی اداری و منابع انسانی ایفا می‌کنند. رایورز به‌عنوان یکی از پیشگامان تولید ERP در ایران، مجموعه‌ای از راهکارهای جامع را ارائه کرده که نیازهای سازمان‌های خصوصی، دولتی و عمومی را به‌طور کامل پوشش می‌دهد.

این مقاله به بررسی دقیق حوزه‌ی اداری و منابع انسانی در ERP رایورز می‌پردازد؛ حوزه‌ای که در تعامل با اتوماسیون اداری شامل ماژول‌های متعدد جذب و استخدام، کارگزینی و پرسنلی، صدور احکام، رفاه کارکنان، ارزیابی عملکرد، حضور و غیاب، تایم‌شیت کارکنان و پنل خویش‌خدمت پرسنل برای تعامل الکترونیکی با سازمان، است.

بخش اول: اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای ارتباطی سازمان

از یک دیدگاه، اتوماسیون اداری نقطه آغاز تحول دیجیتال در سازمان‌هاست. این سیستم، گردش مکاتبات، نامه‌ها، فرم‌ها و فرآیندهای اداری را از حالت کاغذی به دیجیتال تبدیل می‌کند.

گردش مکاتبات و نامه‌نگاری

سیستم گردش مکاتبات و نامه‌نگاری در اتوماسیون اداری رایورز، با طراحی واکنش‌گرا (Responsive)، امکان استفاده از سامانه را در بسترهای مختلف فراهم می‌کند و بستر مناسبی برای مدیریت یکپارچه‌­ی مکاتبات سازمانی ایجاد می‌نماید. این سیستم امکان ثبت، ارجاع و پیگیری انواع نامه‌های سازمانی را فراهم کرده و با پشتیبانی از مدیریت دبیرخانه‌های متعدد و بایگانی الکترونیکی، دسترسی سریع و متمرکز به اطلاعات را ممکن می‌سازد. همچنین با پشتیبانی از روش چندامضایی در نامه‌های صادره و امکان تعریف گردش کار برای پیش‌نویس‌های چندامضایی، فرآیندهای مکاتباتی را ساخت‌یافته و قابل کنترل می‌کند. قابلیت تعریف قوانین بر روی مکاتبات دریافتی و ارسالی که مدیریت بهینه کارتابل‌ها را تسهیل می‌نماید یکی دیگر از امکانات برجسته­‌ی سیستم اتوماسیون اداری رایورز محسوب می­‌شود.

به‌کارگیری این قابلیت‌ها منجر به حذف کاغذبازی، افزایش سرعت پاسخ‌گویی، ایجاد شفافیت در پیگیری مکاتبات و یکپارچگی اطلاعات سازمانی می‌شود و از پراکندگی داده‌ها جلوگیری می‌کند.

فرم‌ساز و فرآیندهای اداری و پرسنلی

سازمان‌ها متناسب با اندازه و نوع فعالیت خود، دارای فرآیندهای اداری و پرسنلی متعددی از جمله درخواست مرخصی، مأموریت، وام، مساعده، خرید، تعمیرات و سایر فرآیندها هستند که اجرای بهینه­‌ی آن‌ها مستلزم طراحی فرم‌ها و گردش‌های کاری متنوع است. ماژول فرم‌ساز و مدیریت فرآیندهای اداری و پرسنلی در ERP رایورز، امکان طراحی فرم‌ها و فرآیندهای سازمانی، تعریف گردش کار (Workflow) و استفاده از کارتابل مشترک با اتوماسیون اداری را فراهم می‌کند.

یکپارچه‌سازی و ساخت‌یافتگی فرآیندهای اداری و پرسنلی، زمینه‌ساز کاهش خطاهای اجرایی، اجرای استاندارد فرآیندها، افزایش رضایت کارکنان و بهبود تصمیم‌گیری مدیریتی در سطح سازمان می‌شود.

بخش دوم: سیستم جامع مدیریت منابع انسانی

سیستم مدیریت منابع انسانی در اکوسیستم  ERP رایورز شامل مجموعه‌ای از زیرسیستم‌های یکپارچه است که سیر همکاری با نیروها را از لحظه جذب تا خروج آنان از سازمان و بعضاً سال‌ها پس از خروج نیروها پوشش می‌دهد.

تعامل کارکنان با سیستم‌های ERP و مدیریت منابع انسانی در سازمان

جذب و استخدام

جذب نیروی انسانی مناسب یکی از چالش‌های اصلی سازمان‌هاست و امروزه تسریع در اجرای این فرآیند و کیفیت‌بخشی به آن به منظور جذب نیروهای متخصص و کاربلد، به یکی از نیازهای مبرم سازمان‌ها تبدیل شده است. سیستم جذب و استخدام ERP رایورز امکان ثبت درخواست‌های استخدامی توسط واحدهای مختلف و انتشار آگهی‌ها، از جمله در پورتال سازمان را فراهم می‌آورد. این سیستم با ایجاد بانک اطلاعاتی متقاضیان و امکان دریافت رزومه‌ها، فرآیند ارزیابی، مصاحبه و رتبه‌بندی داوطلبان را سازماندهی می‌کند و صدور پیشنهاد استخدام را تسهیل می‌نماید.

پیاده‌سازی این رویکرد باعث کاهش محسوس زمان و هزینه­‌ی جذب، انتخاب بهترین گزینه‌ها بر اساس داده‌ها و یکپارچگی با سیستم کارگزینی می‌شود و کیفیت فرآیند استخدام را به شکل چشمگیری ارتقا می‌دهد.

کارگزینی و تشکیلات

این بخش، هسته­‌ی اصلی سیستم جامع مدیریت منابع انسانی به شمار می­رود و سایر ماژول­‌های چند گانه­­‌ی این بخش، پیرامون آن شکل می‌گیرند و عملیاتی می­‌شوند.

زیرساخت کارگزینی و تشکیلات در ERP رایورز امکان تدوین و به‌روزرسانی مستمر ساختار سازمانی، ثبت اطلاعات هویتی، شغلی و سازمانی، مدیریت سوابق و مدارک کارکنان و ایجاد پرونده­‌ی الکترونیکی را فراهم می‌آورد. این سیستم همچنین تغییرات شغلی و سازمانی را مدیریت کرده و با سایر ماژول‌های سیستم جامع، از جمله سیستم حقوق و دستمزد، به صورت یکپارچه عمل می‌کند.

استفاده از این زیرساخت، دسترسی سریع به اطلاعات، کاهش خطاهای انسانی و پشتیبانی از ساختارهای پیچیده سازمانی را ممکن می‌سازد و کارایی مدیریتی سازمان را بهبود می‌بخشد.

صدور احکام کارگزینی

در سازمان‌های بزرگ، صدور احکام یکی از پرحجم‌ترین فرآیندهای حوزه‌ی منابع انسانی محسوب می‌شود، بطوریکه نزد پرسنل، انجام به‌موقع و صحیح این فرآیند و محاسبات پیچیده­‌ی آن، از امتیازات هر سازمان نسبت به دیگری به شمار می‌­رود. ERP رایورز فرآیند صدور احکام استخدام، ارتقا، تغییر شغل، مأموریت و انتقال را به صورت مکانیزه فراهم می‌کند و اعمال تغییرات حقوق و مزایا را به شکل خودکار انجام می‌دهد. ارتباط مستقیم با سیستم حقوق و دستمزد و امکان صدور گروهی احکام، بهره‌وری واحد منابع انسانی را افزایش می‌دهد.

نتیجه اجرای این سیستم، ارتقای دقت و سرعت صدور احکام، کاهش خطاهای انسانی، تسهیل انطباق با قوانین و بهبود بهره‌وری واحد منابع انسانی است.

رفاه کارکنان

سیستم رفاه کارکنان در ERP رایورز امکان مدیریت وام و مساعده، بیمه‌های تکمیلی و خدمات رفاهی مانند ایاب‌وذهاب، تغذیه و سرویس‌ها را فراهم می‌کند. این سیستم در ارتباط با سیستم‌های کارگزینی، مالی و حقوق، تمامی خدمات رفاهی را یکپارچه می‌کند.

پیاده‌سازی این رویکرد شفافیت در ارائه­‌ی خدمات رفاهی، کاهش مراجعات حضوری و افزایش رضایت کارکنان را به همراه دارد.

ارزیابی عملکرد

سیستم ارزیابی عملکرد، ابزاری برای کیفیت بخشی مستمر به عملکرد کارکنان و تضمین یادگیری و رشد کارکنان لست که اجرای بهینه­‌ی آن افزایش بهره‌وری را در پی خواهد داشت.

این سیستم با تعریف مدل‌های ارزیابی شامل شایستگی، هدف‌گذاری و ۳۶۰ درجه، تعیین شاخص‌ها و وزن‌دهی، ثبت ارزیابی توسط مدیران و همکاران و ارائه­‌ی گزارش‌های تحلیلی، فرآیند پایش و ارتقای عملکرد کارکنان را سازماندهی می‌کند.

این سیستم باعث شناسایی استعدادها، برنامه‌ریزی برای آموزش و ارتقا و افزایش عدالت سازمانی می‌شود و بهره‌وری نیروی انسانی را ارتقا می‌بخشد.

حضور و غیاب و مدیریت تردد

سیستم حضور و غیاب ERP رایورز با اتصال به دستگاه‌های کارت‌زنی و امکان شیفت بندی کارکنان، ثبت ورود و خروج، مرخصی و مأموریت و محاسبه کارکرد ماهانه، امکان مدیریت دقیق زمان کار کارکنان را فراهم می‌کند. این سیستم با ارتباط با نرم افزار حقوق و دستمزد، صحت محاسبات و تطابق با قوانین را تضمین می‌کند.

سیستم حضور و غیاب بستری مناسب برای ثبت و کنترل کارکرد نیروها و ترسیم نقشه‌ی کارکردی پرسنل فراهم می‌کند. عملکرد صحیح این سامانه، علاوه بر تضمین حقوق کارکنان، امکان مدیریت مؤثر و اجرای بهینه­‌ی امور سازمان را فراهم می‌آورد.

استفاده از این سیستم، دقت بالای ثبت و محاسبه ساعات کاری، کاهش اختلافات و خطاها و بهبود مدیریت منابع انسانی را به همراه دارد.

تایم‌شیت

سیستم تایم‌شیت در سازمان‌های پروژه‌محور امکان ثبت زمان صرف‌شده برای پروژه‌ها، تحلیل بهره‌وری کارکنان و ارتباط با سیستم‌های مالی و مدیریت پروژه را فراهم می‌کند.

به‌کارگیری این ابزار با امکان مدیریت ماتریسی، کنترل هزینه‌­ی پروژه‌ها و افزایش شفافیت عملکرد سازمان را به همراه دارد.

پنل خویش‌خدمت کارکنان

پنل خویش‌خدمت کارکنان در ERP رایورز به‌عنوان درگاهی پیشرفته، امکان مشاهده فیش حقوقی، ثبت مرخصی و مأموریت، مشاهده احکام و سوابق، ثبت درخواست‌های اداری و بررسی حضور و غیاب را فراهم می‌کند. این سیستم تمامی تعاملات کارکنان با سازمان را به صورت یکپارچه مدیریت می‌کند.

استفاده از این سامانه، موجب افزایش رضایت کارکنان، کاهش بار کاری واحد منابع انسانی و ایجاد شفافیت همراه با دسترسی ۲۴ ساعته به خدمات می‌شود.

بخش سوم: ارزش افزوده ERP رایورز در حوزه اداری و منابع انسانی

یکپارچگی کامل اطلاعات

تمام زیرسیستم‌های ERP رایورز از جمله سیستم­‌های متشکله­‌ی حوزه­‌ی اداری و منابع انسانی زایورز، در یک بستر واحد و یکپارچه کار می‌کنند. این یکپارچگی، امکان دسترسی سریع به اطلاعات دقیق و به‌روز، تسهیل تصمیم‌گیری مدیریتی و جلوگیری از پراکندگی داده‌ها را فراهم می‌سازد.

کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری

حذف فرآیندهای دستی و مکانیزه کردن عملیات اداری و منابع انسانی، موجب کاهش خطاهای اجرایی، صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری سازمان می‌شود. فرآیندهای استاندارد و خودکار، امکان مدیریت بهتر منابع و کاهش هزینه‌های عملیاتی را فراهم می‌کنند.

انطباق با قوانین و مقررات ایران

راهکار ERP رایورز تمامی زیرسیستم‌ها را به‌گونه‌ای طراحی کرده است که با قوانین کار، تأمین اجتماعی، مالیات و مقررات اداری کشور کاملاً منطبق باشند. این ویژگی، اطمینان از رعایت چارچوب‌های قانونی و کاهش ریسک حقوقی سازمان را فراهم می‌کند.

تجربه کاربری مدرن

پنل‌ها و سیستم‌های ERP رایورز تحت وب و قابل استفاده در موبایل و تبلت طراحی شده‌اند. پنل خویش‌خدمت کارکنان نیز امکان دسترسی ۲۴ ساعته به خدمات سازمان را فراهم می‌کند. این طراحی واکنش‌گرا، تجربه­‌ی کاربری روان، سریع و انعطاف‌پذیر را برای تمام کاربران رقم می­زند.

مقیاس‌پذیری برای سازمان‌های کوچک تا بسیار بزرگ

 ERP رایورز قابلیت تطبیق با اندازه و پیچیدگی‌های مختلف سازمان‌ها را دارد؛ از شرکت‌های خصوصی کوچک تا دستگاه‌ها و سازمان‌های بخش عمومی. این مقیاس‌پذیری، امکان گسترش و توسعه‌ی سیستم متناسب با رشد سازمان را فراهم می‌سازد.

امنیت و پایداری اطلاعات

تمام داده‌ها در محیطی امن ذخیره و پردازش می‌شوند و سیستم قابلیت بازیابی اطلاعات و حفاظت از داده‌های حساس کارکنان و سازمان را دارد. این ویژگی‌ها، اطمینان از پایداری و امنیت سیستم را تضمین می‌کند.

تحول دیجیتال در حوزه اداری و منابع انسانی با ERP رایورز

حوزه­‌ی اداری و سیستم‌ مدیریت منابع انسانی یکی از حیاتی‌ترین بخش‌های هر سازمان است. بخشی که کیفیت مدیریت آن مستقیماً بر رضایت کارکنان، بهره‌وری سازمان و سرعت انجام امور تأثیر می‌گذارد. ERP رایورز با ارائه­‌ی مجموعه‌ای یکپارچه از سیستم‌های اداری و منابع انسانی، توانسته است فرآیندهای اداری را دیجیتال و هوشمند کند، مدیریت منابع انسانی را از حالت سنتی به داده‌محور تبدیل نماید، ارتباطات سازمانی را تسهیل و شفاف سازد، رضایت کارکنان سازمان بهره‌بردار را افزایش دهد و هزینه‌ها و زمان انجام امور را کاهش دهد.

این راهکارها، سازمان‌ها را برای ورود به عصر تحول دیجیتال آماده می‌کنند و زیرساختی پایدار برای توسعه­ی سرمایه­‌های انسانی فراهم می‌آورند. رایورز با تجربه­‌ی گسترده و موثر و سابقه طولانی حضور در صنایع مختلف، توانسته است نیازهای پیچیده حوزه­‌ی اداری و منابع انسانی را به شکل حرفه‌ای و رقابتی پاسخ دهد.