اموال و دارایی‌های هر سازمان شامل انواع تجهیزات، ماشین‌آلات، ابزارها و سایر منابعی است که برای تولید، ارائه خدمات و پیشبرد اهداف عملیاتی مورد استفاده قرار می‌گیرند. این دارایی‌ها علاوه بر ارزش مالی، نقش تعیین‌کننده‌ای در عملکرد روزمره و موفقیت بلندمدت سازمان دارند. مدیریت دقیق و سیستماتیک این دارایی‌ها —از مرحله ثبت و نگهداری تا تعمیر، جابه‌جایی یا جایگزینی— عامل مهمی در جلوگیری از هدررفت منابع و افزایش بهره‌وری سازمانی است.
دسترسی به اطلاعات دقیق درباره وضعیت هر دارایی، از میزان استهلاک و خسارات احتمالی گرفته تا زمان مناسب تعمیر یا خروج از چرخه، امکان تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده را برای مدیران فراهم می‌کند. از آنجا که دارایی‌های ثابت بخش قابل توجهی از سرمایه سازمان‌ها را تشکیل می‌دهند، نظارت مستمر و استاندارد بر آن‌ها باعث کاهش هزینه‌های اضافی، برنامه‌ریزی بهینه سرمایه‌گذاری و افزایش کارایی می‌شود.
این مبانی، ضرورت توجه به فرآیند جمعداری اموال را روشن می‌سازد؛ فرآیندی که در ادامه، به‌صورت دقیق‌تر بررسی می‌شود و نقش آن در کنترل، ثبت و مدیریت دارایی‌ها به شکل سیستمی تشریح خواهد شد.
هر سازمان برای مدیریت مؤثر دارایی‌ها و کنترل منابع خود نیازمند فرآیندی مشخص و استاندارد به نام جمعداری اموال است. جمعداری اموال مجموعه‌ای از فعالیت‌های سیستماتیک برای ثبت، نظارت و مدیریت دقیق دارایی‌های سازمان است تا اطلاعات معتبر و قابل اتکا درباره هر کدام از دارایی‌ها در اختیار مدیران و واحدهای مرتبط قرار گیرد.
دارایی‌ها معمولاً در دو دسته اصلی طبقه‌بندی می‌شوند:
حفاظت از این دارایی‌ها —چه فیزیکی و چه نامشهود— برای استمرار فعالیت، افزایش بهره‌وری و جلوگیری از هدررفت منابع ضروری است. اجرای صحیح جمعداری اموال به سازمان کمک می‌کند تا:
جمعداری اموال صرفاً یک فرآیند اداری نیست؛ بلکه ابزاری استراتژیک برای کنترل سرمایه‌های سازمانی است و اجرای مؤثر آن نیازمند فردی متخصص و مسئولیت‌پذیر است که وظیفه ثبت، کنترل و نگهداری دارایی‌ها را بر عهده داشته باشد.
جمعداری اموال؛ فرآیند ثبت، شناسایی و کنترل دارایی‌های سازمان
به‌منظور حفاظت اصولی از دارایی‌ها و کاهش هزینه‌های مدیریت آن‌ها، هر سازمان فردی را به‌عنوان جمعدار اموال یا امین اموال تعیین می‌کند تا مسئولیت نگهداری، کنترل و مدیریت دارایی‌ها را بر عهده داشته باشد.
جمعدار اموال مسئول نگهداری، کنترل و مستندسازی دارایی‌ها است و معمولاً تحت نظارت واحد مالی فعالیت می‌کند. هدف اصلی او اطمینان از صحت اطلاعات دارایی‌ها، جلوگیری از هدررفت منابع و ایجاد شفافیت در گردش اموال سازمان است. نقش او در سازمان، یک نقش عملیاتی ـ مدیریتی حیاتی محسوب می‌شود.
جمعدار اموال مجموعه‌ای از وظایف کلیدی را بر عهده دارد که در ادامه دسته‌بندی شده‌اند.
علیرغم اهمیت بالای مدیریت دارایی‌ها، در بسیاری از سازمان‌ها همچنان روش‌های سنتی مانند ثبت دستی، اکسل یا شمارش چشمی مورد استفاده قرار می‌گیرد. این روش‌ها معمولاً با خطای انسانی، اتلاف زمان و عدم دقت در گزارش‌دهی همراه هستند؛ به‌ویژه در سازمان‌هایی که حجم اموال بالایی دارند.
برای رفع این چالش‌ها، استفاده از روش‌های نوین شناسایی دارایی‌ها و سیستم‌های مکانیزه مدیریت اموال راهکاری کارآمد است.
در این روش برای هر دارایی یک برچسب بارکد اختصاص داده می‌شود. با اسکن بارکد، اطلاعات دارایی سریع و دقیق بازیابی یا ثبت می‌شود. این روش اقتصادی، ساده و مناسب اغلب سازمان‌ها است.
فناوری RFID امکان شناسایی دارایی‌ها بدون نیاز به تماس مستقیم یا خط دید را فراهم می‌کند. سرعت بسیار بالاتر در اسکن و قابلیت شناسایی از فاصله، این روش را برای سازمان‌هایی با حجم زیاد دارایی یا محیط‌های گسترده، ایده‌آل می‌سازد.
مدیریت و کنترل دارایی‌ها با استفاده از سیستم‌های مکانیزه مدیریت اموال
نرم‌افزارهای مدیریت اموال، یک بستر یکپارچه و استاندارد برای کنترل وضعیت دارایی‌ها ایجاد می‌کنند. این نرم‌افزارها شناسنامه کاملی برای هر دارایی تشکیل می‌دهند و اطلاعات مربوط به خرید، استقرار، جابه‌جایی، تعمیرات، استهلاک و اسقاط را به‌صورت ساختاریافته ثبت می‌کنند.
در بسیاری از سازمان‌ها، مدیریت صرف حسابداری دارایی‌ها کافی نیست؛ زیرا کنترل فیزیکی و دقیق اموال نیز اهمیت زیادی دارد. برای رفع این نیاز، برخی راهکارهای مدیریتی شامل دو بخش مکمل هستند که سازمان‌ها می‌توانند از آن‌ها برای ثبت، رهگیری و مدیریت دقیق دارایی‌ها بهره ببرند:
این سیستم امکان طبقه‌بندی دارایی‌ها، محاسبه استهلاک طبق استانداردها، مدیریت محل استقرار، ثبت تعمیرات اساسی، تجدید ارزیابی و ارائه گزارش‌های مالی دقیق را فراهم می‌کند.
سیستم مدیریت اموال و دارایی های ثابت رایورز
این سامانه، فرآیند اموال‌گردانی را مکانیزه کرده و با استفاده از بارکدخوان، RFID یا دوربین موبایل، اطلاعات دارایی‌ها را در محل و با کمترین خطای انسانی ثبت می‌کند. سامانه به‌صورت آنلاین قابل استفاده است و امکان دسترسی و به‌روزرسانی اطلاعات دارایی‌ها را در هر زمان و مکان فراهم می‌کند.
زمانی که سیستم حسابداری دارایی‌ها با سامانه جمعداری یکپارچه شود:
با توجه به اهمیت اموال و دارایی‌ها در عملکرد روزمره و رشد بلندمدت سازمان، مدیریت دقیق و سیستماتیک این دارایی‌ها امری حیاتی است. جمعداری اموال نه تنها به سازمان کمک می‌کند از هدررفت منابع جلوگیری کند و هزینه‌ها را کاهش دهد، بلکه امکان بهره‌وری بهینه، تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده و برنامه‌ریزی سرمایه‌گذاری هوشمند را نیز فراهم می‌سازد.
اجرای صحیح فرآیند جمعداری اموال، به همراه استفاده از روش‌های نوین شناسایی و سیستم‌های مکانیزه، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا دارایی‌های فیزیکی و نامشهود خود را به‌طور دقیق مدیریت کنند، جابه‌جایی و تخصیص‌ها را رهگیری کنند و گزارش‌های قابل اتکا ارائه دهند.
در نهایت، موفقیت هر سازمان در مدیریت دارایی‌ها، به ترکیبی از روش‌های استاندارد، مسئولیت‌پذیری افراد و ابزارهای کارآمد وابسته است. با توجه به پیچیدگی و حجم بالای دارایی‌ها در سازمان‌های امروز، بهره‌گیری از راهکارهای سیستماتیک و هوشمند در جمعداری اموال، یک ضرورت است تا منابع سازمانی به شکل بهینه حفاظت و بهره‌برداری شوند.
آنچه در این مقاله میخوانید
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: ۸۴۳۶۳۰۰۰-۰۲۱
خیابان خالد اسلامبولی (وزرا) خیابان هجدهم شماره ۳۰
خیابان ولیعصر نرسیده به توانیر خیابان لنکران شماره ۵
۰۲۱−۸۴۳۶۳۰۰۰
info[@]rayvarz.com
