طبیعی است که در پروژه‌های استقرار نرم‌افزارهای سازمانی، تمرکز اصلی بر فناوری و زیرساخت باشد. با این حال در عمل این عامل انسانی است که مهم‌ترین نقش را در موفقیت یا شکست این پروژه‌ها دارد. موضوعی که در مورد استقرار حسابداری ابری نیز صادق است. در واقع حتی بهترین نرمافزار حسابداری ابری هم بدون آمادگی و آموزش کافی کارکنان، بهرهوری مورد انتظار را محقق نمی‌کند. بنابراین طراحی و اجرای برنامه آموزش حسابداری ابری برای کاربران این سیستم، بخشی جدایی‌ناپذیر از فرآیند استقرار آن است. در این مقاله بررسی می‌کنیم که چگونه این آموزش را به‌صورت ساختاریافته، متناسب با نقش‌های مختلف کارکنان و با استفاده از روش‌های نوین اجرا کنیم. تا علاوه بر افزایش انگیزه یادگیری، بازدهی سرمایه‌گذاری سازمان در حسابداری ابری نیز تضمین شود.
گام نخست در طراحی یک برنامه آموزشی، شناخت دقیق مخاطبان است. معمولا در مسیر استقرار سیستم حسابداری ابری، معمولا همه کارکنان به یک اندازه و با یک نیاز آموزشی مواجه نیستند. به‌طور دقیق‌تر هر گروه کاربری بنابر نقش خود در سازمان، نیازها، سطح دسترسی و میزان تعامل متفاوتی با سیستم دارد. در نتیجه باید محتوای آموزشی متفاوتی دریافت کند.
در این زمینه معمولا می‌توان کاربران را در یکی از سه گروه زیر قرار داد:
مدیران مالی، مدیران واحدها و تصمیم‌گیران ارشد سازمان، کاربران کلیدی سیستم حسابداری ابری هستند. آنها از این سیستم برای نظارت، تحلیل و تصمیم‌سازی استفاده می‌کنند.
بنابراین نیاز آموزشی این گروه بیشتر بر درک قابلیت‌های مدیریتی و تحلیلی نرمافزار متمرکز است. مثلا آنها باید روش استخراج گزارش‌های مالی و تحلیلی را از سیستم بدانند. همچنین باید بتوانند داده‌ها را تفسیر کنند؛ تا از قابلیت‌های ابری برای تصمیم‌گیری سریعتر بهره ببرند.
سرفصل‌های پیشنهادی آموزش حسابداری ابری برای مدیران:
تعامل اصلی با سیستم حسابداری ابری توسط کارشناسان و حسابداران سازمان شکل می‌گیرد. این افراد معمولا مسئول ثبت داده‌ها و تهیه گزارش‌ها در سیستم هستند. بنابراین عملکرد آنها تاثیر زیادی روی کیفیت داده‌ها و در نتیجه صحت گزارش‌های مالی دارد. در همین راستا، راهکارهای کاهش خطاهای انسانی با حسابداری ابری شامل خودکارسازی فرآیندهای تکراری، طراحی کنترل‌های سیستمی در هنگام ورود اطلاعات، و آموزش دقیق کاربران برای رعایت استانداردهای حسابداری است. نیازهای آموزشی این گروه نیز در سطح عملیاتی و فرآیندی تعریف میشود.
سرفصل‌های پیشنهادی آموزش برای حسابداران:
در برخی سازمان‌ها، به‌خصوص سازمان‌های بزرگ، گروه سومی هم وجود دارد که به‌طور غیرمستقیم با حسابداری ابری در ارتباط هستند. مثلا افرادی در حوزه شغلی اپراتور فروش، تدارکات یا انبار، معمولا با هدف ورود داده‌های اولیه با این سیستم در تعامل هستند.
البته نیاز آموزشی آنها اغلب ساده‌تر اما بسیار حیاتی است. چراکه کیفیت داده‌های ورودی پایه تولید گزارش‌های صحیح و سایر کارهای مالی است.
سرفصل‌های آموزشی پیشنهادی برای کاربران عملیاتی:
به‌طور خلاصه شناخت این سه گروه و تفکیک نیازهای آموزشی آنها، در طراحی یک برنامه آموزش هدفمند و موثر برای کارکنان کمک‌کننده است.
یک برنامه آموزشی خوب تنها به چند فایل راهنما و برگزاری جلسات آموزشی محدود نمی‌شود. چراکه در این برنامه‌ها کارکنان باید مهارت استفاده از سیستم حسابداری ابری را کسب کنند. بنابراین وجود یک برنامه آموزشی سیستماتیک، چندمرحله‌ای و مبتنی بر نیاز واقعی کاربران بسیار مهم است.
در این بخش می‌خواهم محورهای کلیدی یک برنامه آموزشی حرفه‌ای را مرور کنیم.
نقطه شروع آموزش یک سیستم نرم‌افزاری، یادگیری استفاده از آن نرمافزار است. در این مرحله باید بخش‌های مختلف سیستم به شکل عملی به کارکنان آموزش داده شود. همچنین هماهنگی و تناسب این آموزش‌ها با نقش کاربران تحت آموزش، با هدف کاهش بار آموزشی بی‌هدف، از اهمیت بالایی برخوردار است.
نکات کلیدی در طراحی دوره آموزشی نرمافزار:
حفظ امنیت داده‌ها در سرویس‌های آنلاین، یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران مالی است. این در حالی است که بسیاری از کاربران با مفاهیم امنیتی فضای ابری آشنا نیستند. بنابراین ممکن است ناخواسته خطاهایی رخ دهد که امنیت اطلاعات را به خطر بیندازد. همین مسئله وجود یک بخش آموزش خاص با موضوع امنیت اطلاعات را ضروری می‌کند.
موضوعات پیشنهادی برای این بخش:
استفاده از سرویس‌های ابری معمولاً با تغییر در فرآیندهای کاری همراه است و در واقع باعث تحول در فرآیندهای مالی شرکت با حسابداری ابری میشود به عنوان مثال بسیاری از کارهای دستی در این سیستم به‌طور خودکار و یکپارچه انجام میشود. درک صحیح و دقیق از تغییرات رخ داده در فرآیند انجام کارها، احتمال مقاومت، سردرگمی یا بازگشت به روش‌های قبلی را کاهش می‌دهد.
برای رفع این چالش‌ها آموزش موارد زیر مفید است:
به‌طور خلاصه یک برنامه آموزش حسابداری ابری باید سه بعد نرمافزار، امنیت و فرآیند را هم‌زمان پوشش دهد. این کار کمک می‌کند تا کاربران نحوه کار با سیستم را یاد گرفته و منطق و فلسفه پشت تغییرات را درک کنند.
افراد دارای سبک‌های مختلف یادگیری هستند. همچنین نقش‌های سازمانی مختلف نیازمند روش‌های متفاوت و متنوع آموزشی هستند. بنابراین وجود روش‌های متنوع برای ارائه آموزش‌های لازم، میزان اثربخشی و موفقیت آن را افزایش می‌دهد.
به‌طور خلاصه رایج‌ترین روش‌های آموزش در موضوعات نرم‌افزاری و حسابداری عبارتند از:
ویژگی‌ها:
مزایا:
توصیه‌ها:
ویژگی‌ها:
مزایا:
توصیه‌ها:
ویژگی‌ها:
مزایا:
توصیه‌ها:
ترکیب روش‌های حضوری، ویدیویی و مستندات علاوه بر ایجاد امکان یادگیری تعاملی، به ساختن مرجعی دائمی برای مرور نکات و یادگیری مباحث به کاربران جدید کمک می‌کند. بنابراین اثربخشی بیشتری نسبت به هر روش به‌صورت منفرد دارد. نتیجه چنین مواردی افزایش اعتماد به نفس و آمادگی کاربران و کاهش مقاومت آنها در برابر تغییر است.
استقرار یک سیستم حسابداری ابری، تغییرات ملموسی در روش کار و فرآیندهای روزمره ایجاد می‌کند. بنابراین بدون آمادگی روانی و انگیزه کافی، احتمال رخ دادن مقاومت از سوی کارکنان وجود دارد. مثلا با سیستم درست کار نکنند. یا به روش‌های قدیمی بازگردند. برای جلوگیری از این وضعیت باید مدیریت تغییر و انگیزه‌بخشی به کارکنان به شکل مناسبی برنامه‌ریزی شود.
در ادامه این بخش نکات مهمی در این زمینه مرور میشود.
کارکنان باید درباره چرایی، ضرورت و مزایای این تغییر اطلاعات کافی داشته باشند.
سهیم کردن کارکنان در فرآیند آموزش و پیاده‌سازی سیستم، باعث افزایش انگیزه و کاهش مقاومت میشود.
مانند هر موضوع دیگری تعریف قوانین تشویقی برای کارکنان می‌تواند یادگیری و استفاده از سیستم را تسهیل و تسریع کند.
سیستم‌های ابری به دلیل به‌روزرسانی مداوم، نیازمند برنامه‌ای برای یادگیری مداوم هستند. از سویی وجود فرهنگ یادگیری کمک می‌کند کارکنان همیشه آماده یادگیری و استفاده از قابلیت‌های جدید باشند.
مدیریت تغییر و انگیزه‌بخشی، ارتباط مستقیمی با موفقیت پروژه دارد. وقتی کارکنان تغییرات مورد نیاز را درک کرده و برای یادگیری آماده باشند؛ علاوه بر اثربخشی بیشتر آموزش، پذیرش سیستم در سازمان با سرعت بیشتری انجام میشود.
سنجش اثربخشی برنامه‌های آموزشی به شناسایی نقاط ضعف و در نتیجه بهبود فرآیند یادگیری کمک می‌کند. به عبارت دیگر بدون ارزیابی نمی‌توان میزان آشنایی و تسلط کارکنان را با سیستم جدید مشخص کرد.
برای طراحی یک سیستم ارزیابی مناسب، در نظر گرفتن موارد زیر توصیه میشود:
در اولین گام و پیش از آغاز فرآیند آموزش حسابداری ابری به کارکنان، باید نتایج مورد انتظار خود را مشخص کنید. این موارد از سازمانی به سازمان دیگر تفاوت‌هایی دارد. با این حال به‌طور کلی می‌توان معیارهای موفقیت را در موارد زیر جستجو کرد:
جمع‌آوری بازخورد از کاربران می‌تواند ارزیابی شما را از موفقیت آموزش دقیق‌تر کند. در این زمینه نیز روش‌های معمول زیر می‌تواند مفید باشد:
پس از جمع‌آوری داده‌ها، تحلیل و تهیه گزارش از آنها مهم است. این گزارش‌ها به مدیران در زمینه تصمیم‌گیری‌های مرتبط با اصلاح و بهبود مسیر آموزش کمک می‌کند. نکات کلیدی در این مرحله شامل موارد زیر میشود:
در نهایت آموزش کارکنان فرآیندی تدریجی و طولانی است. به عنوان مثال در صورت تغییرات نرمافزار و فرآیندهای سازمان، ارائه برنامه‌های آموزشی مکمل ضرورت پیدا می‌کند. در این زمینه در نظر گرفتن موارد زیر کمک‌کننده است:
ارزیابی اثربخشی آموزش حسابداری ابری، اطمینان می‌دهد که سرمایه‌گذاری سازمان در این زمینه به نتایج ملموس و پایدار تبدیل شده و سیستم حسابداری ابری با موفقیت پذیرفته و استفاده میشود.
در نهایت، موفقیت در استقرار سیستم حسابداری ابری بیش از هر چیز به میزان آمادگی، آگاهی و همراهی کارکنان بستگی دارد. نرم‌افزارهای پیشرفته تنها زمانی ارزش واقعی خود را نشان می‌دهند که کاربران آن بتوانند به‌درستی با قابلیت‌ها، مزایا و تغییرات جدید سازگار شوند. طراحی یک برنامه آموزشی هدفمند، مرحله‌ای و مبتنی بر نقش‌های کاربری نه‌تنها بهرهوری را افزایش می‌دهد بلکه ریسک خطا، مقاومت در برابر تغییر و اتلاف منابع را کاهش می‌دهد. آموزش باید سه بُعد کلیدی نرمافزار، امنیت و فرآیند را پوشش دهد تا درک عمیق و پایدار ایجاد کند. در کنار آموزش، مدیریت تغییر و انگیزه‌بخشی به کارکنان نیز نقش حیاتی دارد. سازمان‌هایی که یادگیری مستمر را به فرهنگ خود تبدیل می‌کنند، از تحول دیجیتال سود بیشتری خواهند برد. در نتیجه، حسابداری ابری نه فقط ابزاری فناورانه، بلکه پلی به سوی بهرهوری، شفافیت و تصمیم‌گیری هوشمندانه‌تر است.
در زمینه استقرار سیستم‌های ابری، روی تخصص، اعتبار و تجربه رایورز حساب کنید. با کلیک روی دکمه‌های زیر می‌توانید از مشاوره تخصصی ما بهره برده و دمو نرمافزار حسابداری ما را بررسی کنید.
زیرا حتی بهترین نرمافزار حسابداری ابری بدون آموزش کافی کاربران، نمیتواند بهرهوری مورد انتظار را ایجاد کند. آموزش باعث افزایش مهارت کارکنان، کاهش خطاهای انسانی و پذیرش سریعتر تغییرات میشود.
یک برنامه آموزشی مؤثر باید سه بُعد اصلی را پوشش دهد: آموزش فنی نرمافزار، آموزش امنیت داده‌ها و مدیریت دسترسی‌ها، و آموزش فرآیندهای کاری جدید. این ترکیب موجب درک کامل‌تر کاربران از سیستم و کاهش مقاومت در برابر تغییر میشود.
با تعیین معیارهایی مانند میزان تسلط کاربران، کاهش خطاها، افزایش سرعت انجام امور و سنجش رضایت کارکنان. استفاده از آزمون‌های کوتاه، بازخورد مستقیم و تحلیل عملکرد پس از آموزش، شاخص‌های دقیقی برای ارزیابی فراهم می‌کند.
آنچه در این مقاله میخوانید
سوالی دارید از ما بپرسید
تلفن: ۸۴۳۶۳۰۰۰-۰۲۱
خیابان خالد اسلامبولی (وزرا) خیابان هجدهم شماره ۳۰
خیابان ولیعصر نرسیده به توانیر خیابان لنکران شماره ۵
۰۲۱−۸۴۳۶۳۰۰۰
info[@]rayvarz.com
